Tapahtumien automaattinen laskutus

Henkilön ilmoittautuessa maksulliseen tapahtumaan hänet merkitään "Odottaa maksua" -tilaan. Kun ilmoittautujan lasku kirjautuu maksetuksi, henkilö siirtyy tapahtumassa "Ilmoittautunut"-tilaan.

Osallistumismaksuja voi laskuttaa joko automaattisesti tai manuaalisesti. Järjestelmä veloittaa osallistujia joko sähköpostitse, verkkolaskuna tai Paytrail-maksuna.

Automaattisen laskutuksen käyttöönotto

Kun luot tapahtuman, voit asettaa tapahtumalle hinnan tai hintoja Maksut-välilehdellä. Tapahtumalle voi asettaa useita eri maksuvaihtoehtoja, joista ilmoittautuja voi valita itselleen sopivan.

Ensimmäisenä luotu maksuvaihtoehto toimii oletuksena ilmoittauduttaessa. Ilmoittautuja voi valita alasvetovalikosta vain yhden maksun.

Jos automaattinen laskutus on aktivoitu, ilmoittautujalta vaaditaan aina sähköpostiosoite.

Maksuvaihtoehtojen muokkaaminen ja poistaminen

Jos tapahtuma on aluksi ilmainen, ensimmäisen ilmoittautumisen jälkeen tapahtumasta ei voi enää takautuvasti tehdä maksullista. Jos tapahtumassa on vähintään yksi maksuluokka ennen ensimmäistä ilmoittautumista, maksuja voi muokata ja lisätä myös rekisteröitymisten jälkeen.

Voit poistaa tapahtumalta ainoastaan sellaisia maksuja, joihin ei ole liitetty vielä yhtäkään osallistujaa.

Laskun luonnin ohittaminen

Jos jonkin henkilön tulisi päästä maksulliseen tapahtumaan ilman laskua, pääkäyttäjä voi liittää henkilön tapahtumaan käyttämällä Lisää henkilöitä -toimintoa. Tällöin järjestelmä kysyy, halutaanko ilmoittautumisesta luoda lasku.

Sähköpostilasku

Mikäli yhdistykselle ei ole aktivoitu Paytrail-integraatiota eikä verkkolaskutus ole käytössä, tapahtumalaskut laskutetaan sähköpostitse. Kun henkilö on ilmoittautunut tapahtumaan, järjestelmä lähettää PDF-laskun henkilön ilmoittamaan sähköpostiosoitteeseen. Laskun summa määräytyy ilmoittautujan valitseman maksuvaihtoehdon perusteella.

Tapahtuman automaattisissa laskuissa maksuaika on oletusarvoisesti 7 päivää. Tätä voi muuttaa tapahtuman välilehdellä Maksuasetukset.

Lasku tallentuu rekisterin laskutuslokiin, josta voi tarvittaessa lähettää maksumuistutuksia eräpäivän jälkeen.

Verkkolasku

Jos verkkolaskutus on käytössä, voidaan myös tapahtumalaskut lähettää verkkolaskuina.

Verkkolaskumahdollisuus aktivoidaan tapahtumakohtaisesti. Ota verkkolaskutus käyttöön lisäämällä tapahtumalomakkeelle kenttä verkkolaskuosoitetta varten. Tämä tehdään tapahtuman asetusten välilehdellä Lisäkenttien asetukset. Lisää ensin uusi räätälöity kenttä, jonka tyyppi on tapahtumakohtainen kenttä ja valitse näkyviin tulevasta kohdasta “Kenttä” arvoksi EDI/OVT.

Tapahtumasta luotava automaattinen lasku lähetetään verkkolaskuna, kun ilmoittautuja täyttää kyseisen kentän ilmoittautumislomakkeella ja tapahtuman asetuksissa on otettu käyttöön laskujen automatisoitu luonti ja lähetys. Laskun voi lähettää verkkolaskuna myös reskontrasta.

Tapahtumakohtaista verkkolaskuosoitetta ei päivitetä henkilön tietoihin. Jos verkkolaskuosoite halutaan tallentaa henkilön profiiliin, käytä tapahtumakohtaisen kentän sijaan henkilöprofiilikenttää

Paytrail-maksu

Mikäli yhdistykselle on aktivoitu Paytrail-integraatio, laskutetaan automaattisesti laskutettavat tapahtumat verkkomaksulla ilmoittautumisen yhteydessä. Maksaminen tapahtuu seuraavasti:

1. Kun henkilö ilmoittautuu tapahtumaan, FloMembers ohjaa hänet maksamaan verkkomaksun Paytrailiin. Henkilölle lähetetään myös sähköpostiin maksulinkki. Ilmoittautujalla on 30 minuuttia aikaa suorittaa maksu.
2. Kun maksu on suoritettu, Paytrail ohjaa ilmoittautujan takaisin FloMembersiin.
3. Henkilön sähköpostiin lähetetään vahvistus ilmoittautumisesta sekä kuittina toimiva maksetuksi merkitty lasku. Lasku tallentuu maksettuna Laskutuslokiin.
4. Jos henkilö ei maksa verkkomaksua ajoissa Paytrailissa, hänet näytetään tapahtuman osallistujalistassa tilassa "Peruttu".

Jonon hallinta

Mikäli kyseessä on tapahtuma, jonka osallistujamäärä on rajoitettu, henkilö voi ilmoittautumalla asettua jonoon. Jonottavalta henkilöltä laskutetaan osallistumismaksu vasta jos toinen henkilö peruu ilmoittautumisensa ja jonottava henkilö saa tämän paikan. Tällöin jonosta nostettavalle henkilölle lähetetään automaattisesti sähköpostiviesti, jossa kehotetaan maksamaan osallistumismaksu Paytrail-linkin kautta.

Jonosta nostettavan henkilön maksuajan voit määritellä kohdassa Tapahtumat > Hallinnoi tapahtumia > Muokkaa > Maksuasetukset. Oletusaika on 48 tuntia eli 2 vuorokautta. Jos maksua ei suoriteta määritellyn ajan kuluessa, osallistuminen katsotaan perutuksi ja jonosta nostetaan seuraava henkilö.

Automaattiset hyvityslaskut

Järjestelmä luo hyvityslaskun automaattisesti, jos

1. ilmoittautuja peruu osallistumisensa ennen maksua
2. laskulla on laskutettu vain yksi osallistuminen