Tapahtumien automaattinen laskutus

FloMembersissa voi laskuttaa tapahtumien osallistumismaksuja automaattisesti. Järjestelmä voi lähettää osallistujalle hänen valintansa mukaan laskun joko sähköpostitse tai verkkolaskuna. Mikäli jäsenrekisteriin on aktivoitu Paytrail-verkkomaksuominaisuus, ilmoittautuja voi maksaa osallistumismaksun heti ilmoittautumisen yhteydessä.

Automaattisen laskutuksen käyttöönotto

Kun luot tapahtuman, voit asettaa tapahtumalle hinnan tai hintoja Maksut-välilehdellä. Tapahtumalle voi asettaa useita eri maksuvaihtoehtoja, joista ilmoittautuja voi valita itselleen sopivan. Lisätäksesi maksuvaihtoehdon napsauta "+ Lisää uusi maksu". Jokaiselle maksuvaihtoehdolle tulee asettaa nimi ja summa (sekä mahdollinen alv).

Ensimmäisenä luotu maksuvaihtoehto toimii oletuksena ilmoittauduttaessa. Ilmoittautuja voi valita alasvetovalikosta vain yhden maksun.

Kun automaattinen laskutus on käytössä, ilmoittautujalta vaaditaan aina sähköpostiosoite.

Maksuvaihtoehtojen muokkaaminen ja poistaminen

Jos tapahtuma on aluksi ilmainen, ensimmäisen ilmoittautumisen jälkeen tapahtumasta ei voi enää takautuvasti tehdä maksullista. Jos tapahtumassa on vähintään yksi maksuluokka ennen ensimmäistä ilmoittautumista, maksuja voi muokata ja lisätä myös rekisteröitymisten jälkeen.

Mikäli tapahtumaan luodaan epähuomiossa virheelllisiä maksuvaihtoehtoja, niitä pystyy muokkaamaan tai poistamaan kohdassa "Hallinnoi maksuja". Muokataksesi maksuvaihtoehdon hintaa napsauta summaa sarakkeessa "Määrä". Poistaaksesi maksuvaihtoehdon napsauta sarakkeen "Toiminnot" punaista rastia.

Voit poistaa tapahtumalta ainoastaan sellaisia maksuja, joihin ei ole liitetty vielä yhtäkään osallistujaa.

Screenshot

Laskun luonnin ohittaminen

Jos jonkin henkilön tulisi päästä ilmoittautumaan maksulliseen tapahtumaan ilman laskua, pääkäyttäjä voi liittää henkilön tapahtumaan käyttämällä Lisää henkilöitä -toimintoa. Tällöin järjestelmä kysyy, halutaanko ilmoittautumisesta luoda lasku.

Sähköpostilasku

Mikäli yhdistykselle ei ole aktivoitu Paytrail-integraatiota eikä verkkolaskutus ole käytössä, tapahtumalaskut laskutetaan automaattisesti sähköpostitse (PDF-lasku). Kun henkilö on ilmoittautunut tapahtumaan, järjestelmä lähettää PDF-laskun henkilön ilmoittamaan sähköpostiosoitteeseen. Laskun summa määräytyy ilmoittautumisen yhteydessä valitun maksuvaihtoehdon perusteella.

Tapahtuman automaattisessa laskussa eräpäivä on oletusarvoisesti 7 päivää ilmoittautumisen jälkeen. Eräpäivää voi muuttaa tapahtuman välilehdellä Maksuasetukset.

Lasku tallentuu rekisterin Laskutuslokiin, josta voit tarvittaessa lähettää maksumuistutuksen eräpäivän jälkeen.

Verkkolasku

Jos yhdistys on aktivoinut verkkolaskutuksen, voidaan myös automaattiset tapahtumalaskut lähettää verkkolaskuina.

Verkkolaskumahdollisuus aktivoidaan tapahtumakohtaisesti. Ota verkkolaskutus käyttöön lisäämällä tapahtumalomakkeelle kenttä verkkolaskuosoitetta varten. Tämä tehdään tapahtuman asetusten välilehdellä Lisäkenttien asetukset. Lisää ensin uusi räätälöity kenttä, jonka tyyppi on Oletuskentät ja valitse näkyviin tulevasta kohdasta “Kenttä” arvoksi EDI/OVT.

Kun tapahtumaan osallistuja täyttää kyseisen kentän ilmoittautumislomakkeella, tieto päivittyy rekisteriin henkilön tietoihin, ja tapahtumasta luotava automaattinen lasku lähetetään verkkolaskuna.

Paytrail-maksu

Mikäli yhdistykselle on aktivoitu Paytrail-integraatio, laskutetaan automaattisesti laskutettavat tapahtumat verkkomaksulla ilmoittautumisen yhteydessä.

Kun henkilö ilmoittautuu tapahtumaan, hänet ohjataan ensin sivulle, joka vahvistaa ilmoittautumisen vastaanottamisen. Henkilöä kehotetaan tämän jälkeen siirtymään maksamaan Paytrailissa. Ilmoittautujalla on 30 minuuttia aikaa suorittaa maksu. Ilmoittautujalle lähetetään myös sähköposti, joka sisältää saman maksulinkin.

Kun maksu on suoritettu Paytrailissa, ilmoittautuja ohjataan takaisin FloMembersiin, jossa kerrotaan maksun ja ilmoittautumisen onnistuneen.

Jos henkilö ei maksa Paytrail-maksua, hänet näytetään tapahtuman osallistujalistassa Peruttu-statuksella.

Maksaneen henkilön sähköpostiin lähetetään vahvistus ilmoittautumisesta sekä kuittina toimiva maksetuksi merkitty lasku. Lasku tallentuu maksettuna Laskutuslokiin.

Jonon hallinta

Mikäli kyseessä on tapahtuma, jonka osallistujamäärä on rajoitettu, henkilö voi ilmoittautumalla asettua jonoon. Jonottavalta henkilöltä laskutetaan osallistumismaksu vasta jos toinen henkilö peruu ilmoittautumisensa ja jonottava henkilö saa tämän paikan. Tällöin jonosta nostettavalle henkilölle lähetetään automaattisesti sähköpostiviesti, jossa kehotetaan maksamaan osallistumismaksu Paytrail-linkin kautta.

Jonosta nostettavan henkilön maksuajan voit määritellä kohdassa Tapahtumat > Hallinnoi tapahtumia > Muokkaa > Maksuasetukset. Oletusaika on 48 tuntia eli 2 vuorokautta. Jos maksua ei suoriteta määritellyn ajan kuluessa, osallistuminen katsotaan perutuksi ja jonosta nostetaan seuraava henkilö.