Kuinka saan verkkolaskutuksen käyttöön?

FloMembersin verkkolaskutus hyödyntää Maventan rajapintaa. Maventa kuuluu Visma Solutionsiin ja toimii verkkolaskujen välittäjänä.

Ennen verkkolaskutuksen käyttöä järjestönne tulee aktivoida Maventa-tili seuraavasti:

1. Täytä tämä lomake ja tilaa Maventa-palvelu. (Jos käytätte Visma-konsernin Netvisoria, teillä on Maventa-palvelu valmiiksi aktivoituna.)
2. Etsi Maventa-tilisi asetuksista Maventa-tunnus ja API-avain, ks. ohje. (Jos käytätte Netvisoria, tunnukset löytyvät kohdasta Laajennokset.)
3. Siirry FloMembersiin. Tallenna Maventa-tunnus (36 merkkiä) ja Maventa-API-avain (36 merkkiä) kohdassa Asetukset > Integraatiot. Molemmat merkkijonot ovat samaa muotoa, joten tarkista vielä että ne menivät oikein päin.

Unlimited-versiossa voi tallentaa myös rinnakkaisia Maventa-tilejä kohdassa Asetukset > Perusasetukset. Tällöin laskuja voi lähettää esimerkiksi sekä yhdistyksen että yrityksen nimissä.

Verkkolaskun lähettäminen

1. Merkitse vastaanottajan verkkolaskutusosoite henkilön tietoihin kohtaan Näytä laskutuskentät > EDI / OVT. Kohta Verkkolaskuoperaattori ei ole välttämätön mutta suositeltava. Yhteisöasiakkaiden verkkolaskuosoitteita voi etsiä osoitteessa https://verkkolaskuosoite.fi/client/
2. Valitse jäsenen laskutustavaksi e-lasku kohdassa Toivottu laskutustapa.
   (huom. vaihtoehtoa e-lasku ei näy valikossa, jos ette ole tallentaneet Maventa-tilinne tietoja järjestelmän laskutusasetuksiin, ks. ylempänä kohta 2.)
3. Kirjoita haluamasi lasku. Jos kyseessä on massalaskutus, lasku lähtee e-laskuna automaattisesti kaikille niille, joiden tietoihin on Toivottu laskutustapa -kohtaan merkitty e-lasku.
4. Jos haluat lähettää yksittäisen verkkolaskun, siirry kohtaan Laskutus > Laskutusloki. Etsi haluamasi lasku ja paina Lähetä verkkolasku -nappia. FloMembers näyttää ilmoituksen, kun verkkolasku on lähtenyt. Ennen laskun lähettämistä voit tarkastaa OVT-tunnuksen klikkaamalla "Testaa vastaanottajan OVT" -linkkiä, jos kyseessä on yhteisöasiakas.

Välittäjätunnuksen voi halutessaan tallentaa Lisätietoja-kenttään, mutta sitä ei nykyisellään käytetä laskutukseen.

Mitä tietoja verkkolaskulle välittyy?

Maventaan välitetään laskun vastaanottajan nimi- ja osoitetiedot tai laskutusosoite, jos sellainen on vastaanottajalle syötetty. Lisäksi laskun mukana välitetään vastaanottajan ensisijainen sähköpostiosoite sekä puhelinnumerot.

E-laskujen lähettäminen yksityisasiakkaille

Sähköisiä laskuja voi lähettää myös jäsenen verkkopankkiin. Yksityisasiakkaiden e-laskutus toimii seuraavasti:

1. Kirjaudu Maventan hallintapaneeliin. Käynnistä e-laskutuksen aktivointi kohdassa Asetukset > Pankkiverkkoasetukset.
2. Kun e-laskutus on aktivoitu, Maventan hallintapaneeliin ilmestyy uusi välilehti Kuluttajalaskutus.
3. Jätä meille tukipyyntö, jotta lähetämme e-laskutuksen vaatimat XML-muotoiset laskutusilmoitukset (10 kpl, kullekin pankille omansa).
4. Pankit aktivoivat palvelun muutamassa työpäivässä. Jos aktivointi epäonnistuu, näet palautesanoman Maventan paneelin kohdassa Kuluttajalaskutus > Virhesanomat.
5. Lähetä laskut vanhaan tapaan. Kun vastaanottaja maksaa laskuaan verkkopankissa, verkkopankki kysyy haluaako maksaja saada laskun jatkossa e-laskuna.
6. Jos maksaja tilaa e-laskun, tästä välittyy tieto pankista FloMembersiin. Maksajan tietoihin tallentuu hänen e-laskutusosoitteensa ja toivotuksi laskutustavaksi vaihtuu verkkolasku.

Sähköisen laskun tila

Maventa lähettää sähköpostilla ilmoituksen pääkäyttäjälle, jos sähköisen laskun lähetys epäonnistuu.

Sähköisesti välitetyn laskun tilan voi tarkastaa myös napsauttamalla "Tarkasta verkkolaskun tila Maventasta" -painiketta laskulistassa.

Jos haluat tarkastella yksittäisen laskun tilaa tarkemmin, kirjaudu Maventan hallintapaneeliin Maventa-tunnuksillasi.

Verkkolaskujen vastaanottaminen

Kun verkkolaskutus on aktivoitu, voitte myös vastaanottaa verkkolaskuja Maventaan. Tästä löytyy lisätietoja Maventan sivuilta.

Sisääntulevat laskut eivät välity jäsenrekisteriin vaan ne tulee hoitaa Maventan hallintapaneelin kautta.

Hinnasto

Verkkolaskutuksessa on kaksi hinnoittelumallia riippuen siitä, milloin Maventa-integraatio on aktivoitu.

Vanhat Maventa-asiakkaat (ennen vuotta 2020)

Uudet Maventa-asiakkaat