Kuinka saan verkkolaskutuksen käyttöön?

Ominaisuus vaatii vähintään FloMembers Small -version.

FloMembersin verkkolaskutus hyödyntää Maventan rajapintaa. Maventa kuuluu Visma Solutionsiin ja toimii verkkolaskujen välittäjänä.

Ennen verkkolaskutuksen käyttöä järjestönne tulee aktivoida Maventa-tili seuraavasti:

1. Täytä tämä lomake ja tilaa Maventa-palvelu. (Jos käytätte Visma-konsernin Netvisoria, teillä on Maventa-palvelu valmiiksi aktivoituna.)
2. Etsi Maventa-tilisi asetuksista Maventa-tunnus ja API-avain, ks. ohje. (Jos käytätte Netvisoria, tunnukset löytyvät kohdasta Laajennokset.)
3. Siirry FloMembersiin. Tallenna Maventa-tunnus (36 merkkiä) ja Maventa-API-avain (36 merkkiä) kohdassa Asetukset > Integraatiot. Molemmat merkkijonot ovat samaa muotoa, joten tarkista vielä että ne menivät oikein päin.
4. Maventan hallintapaneelin kohdassa Asetukset > Laskuasetukset > Laskuilmoitukset kannattaa varmistaa, että ilmoitukset laskujen lähetysvirheistä ovat käytössä. Tällöin Maventa lähettää sähköpostilla ilmoituksen pääkäyttäjälle, jos sähköisen laskun lähetys epäonnistuu.

Vaihtoehtoiset asetukset

Unlimited-versiossa voi tallentaa myös rinnakkaisia Maventa-tilejä kohdassa Asetukset > Integraatiot. Maventa-alaotsikon alla näytetään tällöin Vaihtoehtoiset asetukset -painike. Näin laskuja voi lähettää esimerkiksi sekä yhdistyksen että yrityksen nimissä.

Verkkolaskun lähettäminen

1. Merkitse vastaanottajan verkkolaskutusosoite henkilön tietoihin kohtaan EDI / OVT. Kohta Verkkolaskuoperaattori ei toistaiseksi ole pakollinen mutta suositeltava. Jos nämä kentät eivät ole näkyvissä, aseta ne näkymään kohdassa Asetukset > Yleisasetukset > Henkilölomake.
2. Valitse jäsenen laskutustavaksi e-lasku kohdassa Toivottu laskutustapa.
   (huom. vaihtoehtoa e-lasku ei näy valikossa, jos ette ole tallentaneet Maventa-tilinne tietoja järjestelmän laskutusasetuksiin, ks. ylempänä kohta 2.)
3. Kirjoita haluamasi lasku. Jos kyseessä on massalaskutus, lasku lähtee e-laskuna automaattisesti kaikille niille, joiden tietoihin on Toivottu laskutustapa -kohtaan merkitty e-lasku.
4. Jos haluat lähettää yksittäisen verkkolaskun, siirry kohtaan Laskutus > Laskutusloki. Etsi haluamasi lasku ja paina Lähetä verkkolasku -nappia. FloMembers näyttää ilmoituksen, kun verkkolasku on lähtenyt. Ennen laskun lähettämistä voit tarkastaa OVT-tunnuksen klikkaamalla "Testaa vastaanottajan OVT" -linkkiä, jos kyseessä on yhteisöasiakas.

Maventaan välitetään laskun vastaanottajan nimi- ja osoitetiedot tai laskutusosoite, jos sellainen on vastaanottajalle syötetty. Lisäksi laskun mukana välitetään vastaanottajan ensisijainen sähköpostiosoite sekä puhelinnumerot.

Sähköinen lasku ei siirry vastaanottajalle reaaliaikaisesti. Viive vaihtelee muutamista minuuteista seuraavaan pankkipäivään.

Yhteisöasiakkaiden verkkolaskuosoitteita voi etsiä osoitteessa https://verkkolaskuosoite.fi/client/

E-laskujen lähettäminen yksityisasiakkaille

Sähköisiä laskuja voi lähettää myös jäsenen verkkopankkiin. Yksityisasiakkaiden e-laskutus toimii seuraavasti:

1. Kirjaudu Maventan hallintapaneeliin. Käynnistä e-laskutuksen aktivointi kohdassa Asetukset > Pankkiverkkoasetukset.
2. Kun e-laskutus on aktivoitu, Maventan hallintapaneeliin ilmestyy uusi välilehti Kuluttajalaskutus.
3. Jätä meille tukipyyntö, jotta lähetämme e-laskutuksen vaatimat XML-muotoiset laskutusilmoitukset (9 kpl, kullekin pankille omansa).
4. Pankit aktivoivat palvelun muutamassa työpäivässä. Jos aktivointi epäonnistuu, näet palautesanoman Maventan paneelin kohdassa Kuluttajalaskutus > Virhesanomat.
5. Lähetä laskut vanhaan tapaan. Kun vastaanottaja maksaa laskuaan verkkopankissa, verkkopankki kysyy haluaako maksaja saada laskun jatkossa e-laskuna.
6. Tieto uusista e-laskutilauksista välittyy pankista FloMembersiin kerran yössä. Maksajan tietoihin tallentuu hänen e-laskutusosoitteensa ja toivotuksi laskutustavaksi vaihtuu verkkolasku.

Hinnasto

Verkkolaskutuksessa on kaksi hinnoittelumallia riippuen siitä, milloin Maventa-integraatio on aktivoitu.

Vanhat Maventa-asiakkaat (ennen vuotta 2020)

Uudet Maventa-asiakkaat

Sähköisen laskun tila

Sähköisesti välitetyn laskun tilan voi tarkastaa napsauttamalla "Tarkasta verkkolaskun tila Maventasta" -painiketta FloMembersin laskulistassa.

Jos haluat tarkastella yksittäisen laskun tilaa tarkemmin, kirjaudu Maventan hallintapaneeliin Maventa-tunnuksillasi.

Verkkolaskujen vastaanottaminen

Kun verkkolaskutus on aktivoitu, voitte myös vastaanottaa verkkolaskuja Maventaan. Tästä löytyy lisätietoja Maventan sivuilta.

Sisääntulevat laskut eivät välity jäsenrekisteriin vaan ne tulee hoitaa Maventan hallintapaneelin kautta.