Kuinka saan verkkolaskutuksen käyttöön?

Ominaisuus vaatii vähintään FloMembers Small -version.

FloMembersin verkkolaskutus hyödyntää Maventan rajapintaa. Maventa kuuluu Visma Solutionsiin ja toimii verkkolaskujen välittäjänä.

Ennen verkkolaskutuksen käyttöä järjestönne tulee aktivoida Maventa-tili seuraavasti:

1. Täytä tämä lomake ja tilaa Maventa-palvelu. (Jos käytätte Visma-konsernin Netvisoria, teillä on Maventa-palvelu valmiiksi aktivoituna.)
2. Etsi Maventa-tilisi asetuksista Maventa-tunnus ja API-avain, ks. ohje. (Jos käytätte Netvisoria, tunnukset löytyvät kohdasta Laajennokset.)
3. Siirry FloMembersiin. Tallenna Maventa-tunnus (36 merkkiä) ja Maventa-API-avain (36 merkkiä) kohdassa Asetukset > Integraatiot. Molemmat merkkijonot ovat samaa muotoa, joten tarkista vielä että ne menivät oikein päin.

Unlimited-versiossa voi tallentaa myös rinnakkaisia Maventa-tilejä kohdassa Asetukset > Integraatiot. Tällöin laskuja voi lähettää esimerkiksi sekä yhdistyksen että yrityksen nimissä.

Verkkolaskun lähettäminen

1. Merkitse vastaanottajan verkkolaskutusosoite henkilön tietoihin kohtaan Näytä laskutuskentät > EDI / OVT. Kohta Verkkolaskuoperaattori ei toistaiseksi ole pakollinen mutta suositeltava. Yhteisöasiakkaiden verkkolaskuosoitteita voi etsiä osoitteessa https://verkkolaskuosoite.fi/client/
2. Valitse jäsenen laskutustavaksi e-lasku kohdassa Toivottu laskutustapa.
   (huom. vaihtoehtoa e-lasku ei näy valikossa, jos ette ole tallentaneet Maventa-tilinne tietoja järjestelmän laskutusasetuksiin, ks. ylempänä kohta 2.)
3. Kirjoita haluamasi lasku. Jos kyseessä on massalaskutus, lasku lähtee e-laskuna automaattisesti kaikille niille, joiden tietoihin on Toivottu laskutustapa -kohtaan merkitty e-lasku.
4. Jos haluat lähettää yksittäisen verkkolaskun, siirry kohtaan Laskutus > Laskutusloki. Etsi haluamasi lasku ja paina Lähetä verkkolasku -nappia. FloMembers näyttää ilmoituksen, kun verkkolasku on lähtenyt. Ennen laskun lähettämistä voit tarkastaa OVT-tunnuksen klikkaamalla "Testaa vastaanottajan OVT" -linkkiä, jos kyseessä on yhteisöasiakas.

Maventaan välitetään laskun vastaanottajan nimi- ja osoitetiedot tai laskutusosoite, jos sellainen on vastaanottajalle syötetty. Lisäksi laskun mukana välitetään vastaanottajan ensisijainen sähköpostiosoite sekä puhelinnumerot.

E-laskujen lähettäminen yksityisasiakkaille

Sähköisiä laskuja voi lähettää myös jäsenen verkkopankkiin. Yksityisasiakkaiden e-laskutus toimii seuraavasti:

1. Kirjaudu Maventan hallintapaneeliin. Käynnistä e-laskutuksen aktivointi kohdassa Asetukset > Pankkiverkkoasetukset.
2. Kun e-laskutus on aktivoitu, Maventan hallintapaneeliin ilmestyy uusi välilehti Kuluttajalaskutus.
3. Jätä meille tukipyyntö, jotta lähetämme e-laskutuksen vaatimat XML-muotoiset laskutusilmoitukset (9 kpl, kullekin pankille omansa).
4. Pankit aktivoivat palvelun muutamassa työpäivässä. Jos aktivointi epäonnistuu, näet palautesanoman Maventan paneelin kohdassa Kuluttajalaskutus > Virhesanomat.
5. Lähetä laskut vanhaan tapaan. Kun vastaanottaja maksaa laskuaan verkkopankissa, verkkopankki kysyy haluaako maksaja saada laskun jatkossa e-laskuna.
6. Tieto uusista e-laskutilauksista välittyy pankista FloMembersiin kerran yössä. Maksajan tietoihin tallentuu hänen e-laskutusosoitteensa ja toivotuksi laskutustavaksi vaihtuu verkkolasku.

Hinnasto

Verkkolaskutuksessa on kaksi hinnoittelumallia riippuen siitä, milloin Maventa-integraatio on aktivoitu.

Vanhat Maventa-asiakkaat (ennen vuotta 2020)

Uudet Maventa-asiakkaat

Sähköisen laskun tila

Maventan paneelissa (kohdassa Asetukset > Laskuasetukset > Laskuilmoitukset) kannattaa tarkastaa, että vastaanotatte ilmoituksia laskujen lähetysvirheistä. Tällöin Maventa lähettää sähköpostilla ilmoituksen pääkäyttäjälle, jos sähköisen laskun lähetys epäonnistuu.

Sähköisesti välitetyn laskun tilan voi tarkastaa myös napsauttamalla "Tarkasta verkkolaskun tila Maventasta" -painiketta laskulistassa.

Jos haluat tarkastella yksittäisen laskun tilaa tarkemmin, kirjaudu Maventan hallintapaneeliin Maventa-tunnuksillasi.

Verkkolaskujen vastaanottaminen

Kun verkkolaskutus on aktivoitu, voitte myös vastaanottaa verkkolaskuja Maventaan. Tästä löytyy lisätietoja Maventan sivuilta.

Sisääntulevat laskut eivät välity jäsenrekisteriin vaan ne tulee hoitaa Maventan hallintapaneelin kautta.