Verkkolaskutus

Ominaisuus vaatii vähintään FloMembers Small -version.

FloMembers-jäsenrekisterin verkkolaskutus hyödyntää Inexchangen rajapintaa. Inexchange kuuluu Visma Groupiin ja toimii verkkolaskujen välittäjänä.

Ennen verkkolaskutuksen käyttöä järjestönne tulee aktivoida Inexchange-tili seuraavasti:

1. Täytä tämä lomake ja tilaa Inexchange-palvelu. (Jos käytätte Visma-konsernin Netvisoria, teillä on Inexchange-palvelu valmiiksi aktivoituna.)
2. Etsi Inexchange-tilisi asetuksista UUID ja API-avain, ks. ohje. (Jos käytätte Netvisoria, tunnukset löytyvät kohdasta Laajennokset.) Huom. Yrityksen laskutus UUID -tunnus ei ole tarpeen.
3. Siirry FloMembersiin. Tallenna Inexchangen UUID (36 merkkiä) ja API-avain (36 merkkiä) kohdassa Asetukset > Integraatiot. Molemmat merkkijonot ovat samaa muotoa, joten tarkista vielä että ne menivät oikein päin.

Inexchangen omassa hallintapaneelissa (kohdassa Asetukset > Laskuasetukset > Laskuilmoitukset) kannattaa varmistaa, että ilmoitukset laskujen lähetysvirheistä ovat käytössä. Tällöin Inexchange lähettää sähköpostilla ilmoituksen pääkäyttäjälle, jos sähköisen laskun lähetys epäonnistuu.

Vaihtoehtoiset asetukset

FloMembers-rekisterin Unlimited -versiossa voi tallentaa myös rinnakkaisia Inexchange-tilejä kohdassa Asetukset > Integraatiot. Inexchange-alaotsikon alla näytetään tällöin Vaihtoehtoiset asetukset -painike. Näin laskuja voi lähettää esimerkiksi sekä yhdistyksen että yrityksen nimissä.

Verkkolaskun lähettäminen

1. Merkitse vastaanottajan verkkolaskutusosoite henkilön tietoihin kohtaan EDI / OVT. Kohta Verkkolaskuoperaattori ei toistaiseksi ole pakollinen mutta suositeltava. Jos nämä kentät eivät ole näkyvissä, aseta ne näkymään kohdassa Asetukset > Yleisasetukset > Henkilölomake.
2. Valitse jäsenen laskutustavaksi e-lasku kohdassa Toivottu laskutustapa.
   (huom. vaihtoehtoa e-lasku ei näy valikossa, jos ette ole tallentaneet Inexchange-tilinne tietoja järjestelmän laskutusasetuksiin, ks. ylempänä kohta 2.)
3. Kirjoita haluamasi lasku. Jos kyseessä on massalaskutus, lasku lähtee e-laskuna automaattisesti kaikille niille, joiden tietoihin on Toivottu laskutustapa -kohtaan merkitty e-lasku.
4. Jos haluat lähettää yksittäisen verkkolaskun, siirry kohtaan Laskutus > Laskutusloki. Etsi haluamasi lasku ja paina Lähetä verkkolasku -nappia. FloMembers näyttää ilmoituksen, kun verkkolasku on lähtenyt. Ennen laskun lähettämistä voit tarkastaa OVT-tunnuksen klikkaamalla "Testaa vastaanottajan OVT" -linkkiä, jos kyseessä on yhteisöasiakas.

Inexchangen välitetään laskun vastaanottajan nimi- ja osoitetiedot tai laskutusosoite, jos sellainen on vastaanottajalle syötetty. Lisäksi laskun mukana välitetään vastaanottajan ensisijainen sähköpostiosoite sekä puhelinnumerot.

Sähköinen lasku ei siirry vastaanottajalle reaaliaikaisesti. Viive vaihtelee muutamista minuuteista seuraavaan pankkipäivään.

Yhteisöasiakkaiden verkkolaskuosoitteita voi etsiä osoitteessa https://verkkolaskuosoite.fi/client/

E-laskujen lähettäminen yksityisasiakkaille

Sähköisiä laskuja voi lähettää myös jäsenen verkkopankkiin. Yksityisasiakkaiden e-laskutus toimii seuraavasti:

1. Kirjaudu Inexchangen hallintapaneeliin. Käynnistä e-laskutuksen aktivointi kohdassa Asetukset > Pankkiverkkoasetukset.
2. Kun e-laskutus on aktivoitu, Inexchangen hallintapaneeliin ilmestyy uusi välilehti Kuluttajalaskutus.
3. Jätä meille tukipyyntö, jotta lähetämme e-laskutuksen laskutusilmoitukset pankkeihin.
4. Pankit aktivoivat palvelun muutamassa työpäivässä. Jos aktivointi epäonnistuu, näet palautesanoman Inexchangen paneelin kohdassa Kuluttajalaskutus > Virhesanomat.
5. Lähetä laskut vanhaan tapaan. Kun vastaanottaja maksaa laskuaan verkkopankissa, verkkopankki kysyy haluaako maksaja saada laskun jatkossa e-laskuna.
6. Tieto uusista e-laskutilauksista välittyy pankista FloMembersiin kerran yössä. Maksajan tietoihin tallentuu hänen e-laskutusosoitteensa ja toivotuksi laskutustavaksi vaihtuu verkkolasku.

Kulut

Vastaanottoilmoituksella laskuttaja saa tiedon niistä kuluttaja-asiakkaista, jotka haluavat vastaanottaa sähköisiä laskuja.

Sähköisen laskun tila

Sähköisesti välitetyn laskun tilan voi tarkastaa napsauttamalla "Tarkasta verkkolaskun tila Inexchangesta" -painiketta FloMembersin laskulistassa.

Jos haluat tarkastella yksittäisen laskun tilaa tarkemmin, kirjaudu Inexchangen hallintapaneeliin Inexchange-tunnuksillasi.

Jos verkkolasku on jäänyt virheeseen, tarkasta ja päivitä vastaanottajan verkkolaskutustiedot ja lähetä lasku uudelleen.

Tulostuspalvelu

Yksittäisen laskun voi lähettää myös postitettavaksi Inexchangen tulostuspalvelun kautta.

1. Aktivoi tulostuspalvelu kohdassa Asetukset > Integraatiot > Inexchange > Inexchange-tilin asetukset tai Inexchangen hallintapaneelissa.
2. Lähetä lasku reskontrassa tai henkilön tiedoissa Laskut-välilehdellä napsauttamalla laskun rivillä Lähetä lasku postitse -painiketta (avoin kirjekuori). Tarkasta vastaanottajan osoitetiedot ja napsauta Lähetä lasku toimitettavaksi postitse.

Verkkolaskujen vastaanottaminen

Kun verkkolaskutus on aktivoitu, voitte myös vastaanottaa verkkolaskuja Inexchangeen.

Sisääntulevat laskut eivät välity jäsenrekisteriin vaan ne tulee hoitaa Inexchangen hallintapaneelin kautta.

Jos laskujen vastaanotto Inexchangeen halutaan aktivoida tai ottaa pois käytöstä, lue Inexchangen ohje.