Kuinka lähetän maksumuistutukset?
FloMembers-jäsenrekisteri voi muodostaa muistutukset niille laskuille, joille on asetettu eräpäivä ja jotka ovat erääntyneet.
Järjestelmä luo muistutukset vain niille henkilöille, joiden tila on aktiivinen. Esimerkiksi poistetuille tai eronneille muistutuksia ei lähde.
Asetukset
Muistutuslaskuille tulostuvaa infotekstiä voit muokata kohdassa Asetukset > Yleisasetukset > Laskutus.
Samoin voit määritellä, muodostetaanko osin maksetuista laskuista muistutuslasku vai ei (jos esimerkiksi 20 euron summasta on maksettu 10 euroa).
Muistutusten automatisointi
Jos asennukseen on aktivoitu Maventa-integraatio, järjestelmä voi lähettää muistutukset täysin itsenäisesti (ks. Asetukset > Yleisasetukset > Laskutus). Muistutukset toimitetaan tällöin ensisijaisesti sähköpostilla. Jos sähköpostiosoite ei ole tiedossa tai vastaanottaja toivoo paperilaskuja, muistutus lähtee Maventan kautta paperipostissa.
Muistutusten lähettäminen manuaalisesti
Siirry kohtaan Laskut > Laskutusloki. Maksumuistutukset voi lähettää Laskutuslokissa laskutusajoittain. Oikeanpuoleisimmasta sarakkeesta (Muistutukset) löydät vaihtoehdot muistutusten lähettämiseen. Voit esimerkiksi
- lähettää muistutukset sähköpostitse (mukaan lukien ne, joille alkuperäinen lasku on lähtenyt verkkolaskuna)
- tulostaa muistutukset niille, joilla ei ole sähköpostia
- siirtää muistutukset painotaloon tulostukseen ja postitukseen (järjestelmä näyttää hinta-arvion ennen siirtoa)
Jos haluat lähettää kaikki maksumuistutukset postitse
Etsi laskutuslokista haluamasi laskutusajo ja paina listan "Tulosta muistutukset kaikille" -nappia. Järjestelmä avaa muistutuslaskut pdf-tiedostona, josta voit tulostaa ja postittaa muistutukset.
Jos haluat lähettää maksumuistutukset sähköpostitse
- Etsi listasta haluamasi laskutusajo ja paina listan "Lähetä muistutukset sähköpostilla"-painiketta. Järjestelmä avaa sähköpostin lähetyssivun, johon voit kirjottaa haluamasi saateviestin. Muistutukset lähetetään kaikille niille, joille laskutustavaksi on merkitty jokin muu kuin Paperilasku.
- Lähetettyäsi muistutukset sähköpostilla palaa Laskutuslokiin kyseisen laskutusajon ja tulosta sähköpostiosoitteettomien karhulaskut kohdasta "Tulosta muistutukset niille, joilla ei ole sähköpostia". Jos sähköpostitse lähetettyjä muistutuksia on paljon, kannattaa paperiset muistutukset tulostaa parin tunnin viiveellä, jotta myös palautuneet (ei-toimivat) sähköpostit otetaan huomioon muistutuksia tulostettaessa.
Kaikki maksamattomat kerralla
Siirry kohtaan Laskut > Reskontra.
Reskontran Massatoiminnot-välilehdellä voit tulostaa ja lähettää muistutuksia kaikista kuluvan tai edellisen vuoden maksamattomista laskuista kerralla. Kuluvan vuoden osalta eräpäivästä tulee olla kulunut vähintään viikko, jotta laskusta muodostuu muistutus.
Maksumuistutus valituille
Voit valita reskontrassa haluamasi laskut ja tulostaa tai lähettää muistutukset valituista laskuista vasemman palstan Muistutukset-kohdan kautta.
Yksittäinen maksumuistutus
Reskontrassa tai haluamasi henkilön Laskut-välilehdellä voit tulostaa tai lähettää muistutuksen yksittäiselle henkilölle.
Muistutusviestin sisältö
Muistutuksissa ei ole mukana liitettä, koska jotkin roskapostisuodattimet torjuvat liitteellisiä viestejä. Muistutusviesti sisältää tekstin
Ladataksesi muistutuksesi ole hyvä ja _napsauta tätä linkkiä_.
Jos linkki ei toimi, ole hyvä ja kopioi ja liimaa tämä URL
(ilman välilyöntejä) selaimesi osoiteriville ja paina Enter.
Virtuaaliviivakoodi: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
Automaattimuistutukset
Automaattimuistutusviestien alkuun tulostuu lisäksi
Hei,
Odotamme edelleen maksuanne.