Kuinka lähetän maksumuistutukset?

Järjestelmä muodostaa muistutuslaskut automaattisesti niille laskuille, joille on asetettu eräpäivä ja jotka ovat erääntyneet. Järjestelmä ei lähetä maksumuistutuksia automaattisesti, vaan pääkäyttäjä voi lähettää ne haluamaan aikana itse.

Järjestelmä luo muistutukset vain niille henkilöille, joiden tila on aktiivinen. Esimerkiksi poistetuille tai eronneille muistutuksia ei lähde.

Asetukset

Muistutuslaskuille tulostuvaa infotekstiä voit muokata kohdassa Asetukset > Yleisasetukset > Laskutusasetukset.

Samoin voit määritellä, muodostetaanko osin maksetuista laskuista muistutuslasku vai ei (jos esimerkiksi 20 euron summasta on maksettu 10 euroa).

Muistutusten lähettäminen

Siirry kohtaan Laskut > Laskutusloki. Maksumuistutukset voi lähettää Laskutuslokissa laskutusajoittain. Oikeanpuoleisimmasta sarakkeesta (Muistutukset) löydät vaihtoehdot muistutusten lähettämiseen. Voit esimerkiksi

  • lähettää muistutukset osin sähköpostitse ja tulostaa loput muistutukset niille, joilla ei ole sähköpostia
  • siirtää muistutukset painotaloon tulostukseen ja postitukseen (järjestelmä näyttää hinta-arvion ennen siirtoa)

Screenshot

Jos haluat lähettää kaikki maksumuistutukset postitse

Etsi laskutuslokista haluamasi laskutusajo ja paina listan "Tulosta muistutukset kaikille" -nappia. Järjestelmä avaa muistutuslaskut  pdf-tiedostona, josta voit tulostaa ja postittaa muistutukset.

Jos haluat lähettää maksumuistutukset sähköpostitse

  1. Etsi listasta haluamasi laskutusajo ja paina listan "Lähetä muistutukset sähköpostilla"-painiketta. Järjestelmä avaa sähköpostin lähetyssivun, johon voit kirjottaa haluamasi saateviestin.  Muistutukset lähetetään kaikille niille, joille laskutustavaksi on merkitty jokin muu kuin Paperilasku.
  2. Lähetettyäsi muistutukset sähköpostilla palaa Laskutuslokiin kyseisen laskutusajon ja tulosta sähköpostiosoitteettomien karhulaskut kohdasta "Tulosta muistutukset niille, joilla ei ole sähköpostia". Jos sähköpostitse lähetettyjä muistutuksia on paljon, kannattaa paperiset muistutukset tulostaa parin tunnin viiveellä, jotta myös palautuneet (ei-toimivat) sähköpostit otetaan huomioon muistutuksia tulostettaessa.

Kaikki maksamattomat kerralla

Siirry kohtaan Laskut > Reskontra.

Reskontran vasemmasta reunasta voit tulostaa ja lähettää muistutuksia kaikista kuluvan tai edellisen vuoden maksamattomista laskuista kerralla.

Yksittäinen maksumuistutus

Reskontrassa tai haluamasi henkilön Laskut-välilehdellä voit tulostaa tai lähettää muistutuksen yksittäiselle henkilölle.