Maksutietojen tuonti järjestelmään
Yleistä
Ominaisuuden avulla järjestelmä päivittää maksutiedot avoimiin laskuihin automaattisesti. Maksutiedot voidaan tuoda rekisteriin pankkitililtä joko täysin automaattisesti (ks. vaihtoehto a) tai siirtämällä ne manuaalisesti (ks. vaihtoehto b).
Tuotuja maksutietoja voi tarkastella kohdassa Laskut > Tilitapahtumat.
Jos jokin maksu on jo maksettu kokonaan, mutta järjestelmään tuodaan myöhemmin maksusuoritus samalla viitenumerolla, järjestelmä listaa nämä tilitapahtumat merkinnällä "duplikaatti". Ylläpitäjän tulee tarkastaa nämä suoritukset kohdassa
Laskut > Tilitapahtumat > Manuaalinen selvitys tarvitaan
ja huolehtia, että ne tulevat hoidetuksi. Ylläpitäjä voi esimerkiksi muuttaa jo aiemmin maksettua summaa manuaalisesti.
Myöskään väärällä viitenumerolla maksetut maksut eivät kohdistu oikeaan laskuun vaan ne tulee merkitä maksetuiksi käsin. Ks. ohje
Vaihtoehto a: Automatisoitu Web Services -rajapinta
Ominaisuus vaatii vähintään FloMembers Small -version.
Ominaisuuden avulla maksutiedot päivittyvät pankin järjestelmästä FloMembersiin täysin automaattisesti, nopeimmillaan kerran yössä.
Aineisto siirtyy pankista viiveellä. Vaikka suoritus näkyy tilillä, sitä ei välttämättä ole vielä tuotu FloMembersiin. Pankit muodostavat eräsiirtoaineistoja ainoastaan pankkipäivien jälkeen. Maksut noudetaan pankeista vuorokauden vaihduttua.
Käyttöönotto
Jos haluat ominaisuuden käyttöön, toimi seuraavasti:
- Jätä tukipyyntö, ilmoita missä pankissa tilinne on ja pyydä meiltä valmis valtakirjamalli (kullekin pankille on oma mallinsa).
- Tulosta ja täytä valtakirja, joka oikeuttaa Flo Apps Oy:n noutamaan järjestönne maksuaineistoja omilla WS-avaimillaan. Jos haluatte hakea tietoja useammalta tililtä, kustakin tilistä tulee tehdä pankin kanssa erillinen sopimus.
- Toimita valtakirja pankkiin. Sovi pankin kanssa miten usein eräsiirtoaineisto muodostetaan (esimerkiksi kerran viikossa tai päivittäin).
- Varmista, että olet tallentanut järjestelmään (kohdassa Asetukset > Pankkitilit) kaikki ne pankkitilit, joiden tietoja halutaan noutaa.
- Ilmoita meille, kun sopimus on tehty, jotta aktivoimme tuonnin. Pankki ei ilmoita meille uusista WS-sopimuksista. Dataa ei saa pankeista takautuvasti WS-sopimusta edeltävältä ajalta.
Integraation tilan voi tarkastaa kohdassa Asetukset > Integraatiot.
Ensimmäinen tuonti
Ensimmäisen tuonnin ajankohta riippuu siitä,
- Millaisen päivityssyklin olette sopineet pankin kanssa.
- Milloin tilillä on tapahtumia.
Kustannukset (arvioita)
| Pankki veloittaa | + aineiston nouto | |
|---|---|---|
| Aktia | 14 e / kk | 0,11 e / aineisto |
| Danske | 8,50 e / kk | 0,52 e / aineisto |
| Handelsbanken | kysy pankilta | vähintään 3,00 e / kk |
| Nordea | 8,75 e / kk | 0,60 e / aineisto |
| OP | - | 0,50 e / aineisto |
| Säästöpankit | kysy pankilta | 0,10 e / aineisto |
Maksujen koneellinen päivitys Holvi-palvelusta ei ole mahdollinen, koska Holvi ei tarjoa datarajapintoja.
Pankin vaihto
Tuonti voi toimia samanaikaisesti useammasta pankista. Pankkia vaihdettaessa vanha WS-sopimus kannattaa sulkea vasta sitten, kun uusi on toiminnassa.
Vaihtoehto b: Maksujen tuonti manuaalisesti
Tässä vaihtoehdossa teidän tulee tehdä pankkinne kanssa sopimus saapuvien viitemaksujen konekielisestä eräsiirrosta (Saapuvat viitemaksut KTL). Pankki veloittaa tästä yleensä muutaman euron kuussa. Sopimuksen tehtyänne voitte hakea maksusuoritukset verkkopankistanne esimerkiksi kerran kuussa ja tuoda tiedot FloMembersiin.
Eräsiirtoaineiston tuominen FloMembersiin:
- Kirjaudu verkkopankkiin, nouda maksutapahtumat eräsiirtoaineistona ja tallenna tiedosto koneellesi.
- Siirrä eräsiirtoaineisto FloMembersiin kohdassa Laskut > Tilitapahtumat > Tuo suorituksia. Valitse tiedosto koneeltasi ja paina Tuo dataa -painiketta.
Vaihtoehto c: CSV-datan tuonti
Osa pankeista tarjoaa maksudataa myös CSV-muodossa. CSV-tuontiin pätevät seuraavat ohjeet:
- Tiedoston tulee käyttää UTF-8 -merkistökoodausta. UTF-8 BOM ei ole sallittu.
- Päivämäärien tulee olla suomalaisessa muodossa (p.k.vvvv).
- Lainausmerkkejä ei tarvita, mutta niitä voi käyttää.
- Kenttäerottimena toimii puolipiste.
CSV ilman otsikkoriviä
Datan tulee olla seuraavassa muodossa, jotta FloMembers pystyy käsittelemään sitä:
Kirjauspäivä;Arvopäivä;Määrä euroina;Laji;Selitys;Maksaja;Saajan tilinumero ja pankin BIC;Viite;
Ns. otsikkoriviä ei käytetä vaan tiedoston tulee sisältää vain dataa.
CSV otsikkoriveineen
FloMembersiin voi tuoda myös vapaamuotoista CSV-dataa. Datan tulee sisältää viisi saraketta, mutta niiden järjestys on vapaa. Ensimmäisellä rivillä tulee olla otsikot, joiden avulla järjestelmä tunnistaa mikä sarake sisältää minkäkin tiedon:
entry_date;paid_date;reference;payer_name;amount