Miten sähköposti toimii ja mihin viestit palautuvat?

FloMembers käyttää sähköpostien toimittamiseen kolmea operaattoria. Nämä ovat

Palvelut säilyttävät lähetettyjä viestejä jonkin aikaa, jotta niiden tilaa voidaan tutkia.

Viestien toimitus

Kaikki massaviestit lähetetään yksitellen, joten yksittäinen vastaanottaja ei voi nähdä muiden vastaanottajien tietoja.

Järjestelmä ei lähetä viestejä reaaliaikaisesti vaan palvelin laittaa viestit odotusjonoon ja jaksottaa niiden lähettämisen. Muuten viestit juuttuisivat roskapostisuodattimiin. Useimmiten viive vaihtelee parista minuutista pariin tuntiin.

Lähettäjän tiedot

FloMembersista lähetetyissä viesteissä näkyy oletusarvoisesti

  1. osoitteena ("From") järjestelmän sähköpostiosoite (flomembers@floapps.com)
  2. nimenä ("Name") yhdistyksen nimi
  3. vastausosoitteena ("Reply-To") yhdistyksen sähköpostiosoite

Automaattiviesteissä "Reply-To" on kuitenkin (aktivointilinkkejä lukuunottamatta) flomembers@floapps.com.

Kun jäsenet vastaavat FloMembersista lähetettyihin viesteihin, useimmat sähköpostiohjelmat osaavat lähettää vastaukset "Reply-To" -osoitteeseen.

Screenshot

Muut lähettäjät

Pääkäyttäjä voi myös

  1. vaihtaa lähettäjäksi itsensä (jolloin "Name" ja "Reply-To" vaihtuvat)
  2. tallentaa ylimääräisiä lähettäjätietoja kohdassa Asetukset > Yleisasetukset > Sovellus

Osa sähköpostiohjelmista ei osaa näyttää lähettäjän (esimerkiksi yhdistyksen) nimeä oikein, jos siinä on mukana pilkku. Jos poistat pilkun, ongelma korjautuu.

Asiakkaan oma sähköpostiosoite From-osoitteeksi

Teknisesti on mahdollista asettaa asiakkaan oma sähköpostiosoite lähetysosoitteeksi ("From"). Tämä vaatii muutoksia asiakkaan DNS-tietueisiin, joten useimmiten tähän tarvitaan asiakkaan IT-tukea.

Muutos vaatii muutoksia järjestelmän asetuksiin myös toimittajan puolelta. Tämä veloitetaan tuntityönä, normaalisti tähän menee 1 työtunti.

From-osoitteen vaihto ei muuta sähköpostien Return-Path -arvoksi asiakkaan domainia, joten muutos saattaa vaikuttaa viestien läpimenoon jopa negatiivisesti.

Virheelliset osoitteet

Jos vastaanottajan osoite on virheellinen, järjestelmä havaitsee tämän automaattisesti. Virheelliset osoitteet löytyvät kohdasta

Viestit > Palanneet sähköpostit

Järjestelmä poistaa vääriä osoitteita rekisteristä kerran viikossa koneellisesti.

Liitteet

Sähköpostia ei kannata käyttää tarpeettoman isojen viestien lähettämiseen. Etenkin PDF-tiedostojen kokoa kannattaa pienentää ennen lähetystä esimerkiksi tämän palvelun avulla: http://smallpdf.com/compress-pdf 

Monet sähköpostipalvelimet eivät suostu ottamaan vastaan isoja sähköposteja. Jos haluatte lähettää erityisen suuria liitteitä, suosittelemme että lataatte tiedoston verkkosivuillenne ja lähetätte jäsenille linkin kyseiseen osoitteeseen. Tiedostoja voi jakaa myös FloMembersin tiedostohallinnan kautta.

Liitteet voivat myös aiheuttaa viestien juuttumisen roskapostisuodattimiin.

Kuittaus viestin vastaanottamisesta

Kun lähetät sähköpostiviestiä, voit rastittaa kohdan "Pyydä kuittaus lukemisesta". Tämän kuittausviestin tulisi palata sähköpostilla siihen osoitteeseen, jonka olet määritellyt vastausosoitteeksi viestiä lähettäessä.

Kuittausviestien saaminen on kuitenkin monella tapaa epävarmaa:

  • Vastaanottajan tulee kuitata viesti luetuksi omassa sähköpostiohjelmassaan, jotta lähettäjä saa tästä tiedon.
  • Kaikki sähköpostiohjelmat eivät tue tätä ominaisuutta.
  • Jotkin sähköpostiohjelmat (lähinnä mobiililaitteissa) lähettävät kuittaukset palvelimen osoitteeseen, ei lähettäjälle.