Miten sähköposti toimii ja mihin viestit palautuvat?
FloMembers käyttää sähköpostien toimittamiseen kahta operaattoria. Nämä ovat
Palvelut säilyttävät lähetettyjä viestejä jonkin aikaa, jotta niiden tilaa voidaan tutkia.
Viestien toimitus
Kaikki massaviestit lähetetään yksitellen, joten yksittäinen vastaanottaja ei voi nähdä muiden vastaanottajien tietoja.
Järjestelmä ei lähetä viestejä reaaliaikaisesti vaan palvelin laittaa viestit odotusjonoon ja jaksottaa niiden lähettämisen. Muuten viestit juuttuisivat roskapostisuodattimiin. Useimmiten viive vaihtelee parista minuutista pariin tuntiin.
Lähettäjän tiedot
FloMembersista lähetetyissä viesteissä näkyy oletusarvoisesti
- osoitteena ("From") järjestelmän sähköpostiosoite
- nimenä ("Name") yhdistyksen nimi
- vastausosoitteena ("Reply-To") yhdistyksen sähköpostiosoite
Kun jäsenet vastaavat FloMembersista lähetettyihin viesteihin, useimmat sähköpostiohjelmat osaavat lähettää vastaukset "Reply-To" -osoitteeseen.
Muut lähettäjät
Pääkäyttäjä voi myös
- vaihtaa lähettäjäksi itsensä (jolloin "Name" ja "Reply-To" vaihtuvat)
- tallentaa ylimääräisiä lähettäjätietoja kohdassa Asetukset > Yleisasetukset > Sovellus
Osa sähköpostiohjelmista ei osaa näyttää lähettäjän (esimerkiksi yhdistyksen) nimeä oikein, jos siinä on mukana pilkku. Jos poistat pilkun, ongelma korjautuu.
Asiakkaan oma sähköpostiosoite From-osoitteeksi
Teknisesti on mahdollista asettaa asiakkaan oma sähköpostiosoite lähetysosoitteeksi ("From"). Tämä vaatii muutoksia asiakkaan DNS-tietueisiin, joten useimmiten tähän tarvitaan asiakkaan IT-tukea.
Muutos vaatii muutoksia järjestelmän asetuksiin myös toimittajan puolelta. Tämä veloitetaan tuntityönä, normaalisti tähän menee 1 työtunti.
From-osoitteen vaihto ei muuta sähköpostien Return-Path -arvoksi asiakkaan domainia, joten muutos saattaa vaikuttaa viestien läpimenoon jopa negatiivisesti.
Virheelliset osoitteet
Jos vastaanottajan osoite on virheellinen, järjestelmä havaitsee tämän automaattisesti. Virheelliset osoitteet löytyvät kohdasta
Viestit > Palanneet sähköpostit
Järjestelmä poistaa vääriä osoitteita rekisteristä kerran viikossa koneellisesti.
Liitteet
Sähköpostia ei kannata käyttää tarpeettoman isojen viestien lähettämiseen. Etenkin PDF-tiedostojen kokoa kannattaa pienentää ennen lähetystä esimerkiksi tämän palvelun avulla: http://smallpdf.com/compress-pdf
Monet sähköpostipalvelimet eivät suostu ottamaan vastaan isoja sähköposteja. Jos haluatte lähettää erityisen suuria liitteitä, suosittelemme että lataatte tiedoston verkkosivuillenne ja lähetätte jäsenille linkin kyseiseen osoitteeseen. Tiedostoja voi jakaa myös FloMembersin tiedostohallinnan kautta.
Liitteet voivat myös aiheuttaa viestien juuttumisen roskapostisuodattimiin.