Sähköposti ei mennyt perille
Lähes poikkeuksetta viestit menevät vastaanottavalle postipalvelimelle (esim. gmail.com) ongelmitta. Vastaanottavassa järjestelmässä viesti voidaan kuitenkin suodattaa
- järjestelmätasolla, jolloin viestiä ei toimiteta kohdehenkilön sähköpostilaatikkoon lainkaan eikä kohdehenkilö saa siitä minkäänlaista tietoa
- vastaanottajan sähköpostiohjelmassa, jolloin se päätyy vastaanottajan roskapostikansioon
Miksi viestejä tulkitaan roskapostiksi?
Suurin osa maailman sähköpostiliikenteestä on roskaa ja eri järjestelmät tulkitsevat viestejä roskapostiksi eri tavoin. Tähän vaikuttavat muun muassa
- Viestin reititys (FloMembers käyttää viestien toimitukseen kahta eri välittäjää; näin kaikissa tilanteissa valtaosa viesteistä pääsee läpi).
- Viestin lyhyys tai siinä käytetyt sanat: joidenkin suodattimien mielestä viesti, jossa on vain vähän tekstiä ja liite tai linkki, on todennäköisesti roskapostia. (Osa FloMembersin laskuviesteistä sisältää liitteen sijaan linkin, jonka kautta laskun voi ladata. Viesteihin tulee aina kirjoittaa sopiva saateteksti.)
- Epäsäännöllinen lähetyssykli: jos henkilö saa postia tietyltä lähettäjältä vain hyvin satunnaisesti, lähetys tulkitaan todennäköisemmin roskapostiksi.
- Avaus- ja lukemisprosentti: jos vastaanottaja on jättänyt lähettäjän viestejä lukematta, järjestelmät tulkitsevat lähettäjän todennäköisemmin roskapostittajaksi.
Palvelintason esto
Toisinaan vastaanottavan palvelimen algoritmi voi tulkita viestejä roskapostiksi koneellisesti eikä välitä niistä vastaanottajalle mitään tietoa. Tällöin lähetystä voi kokeilla kullekin vastaanottajalle erikseen.
Ensisijaisesti kuitenkin suosittelemme ottamaan yhteyttä vastaanottavaan organisaatioon. Heidän tulisi tarkastaa sähköpostipalvelimensa roskapostiasetuksia.
Kuinka roskapostikansion suodattimia muokataan?
Gmail
Gmail-käyttäjien vastaanottamat sähköpostit saattavat ohjautua automaattisesti Ilmoitukset- tai Tarjoukset -kategorioihin. Näissä tapauksissa on käyttäjän asetuksista kiinni, saako vastaanottaja ilmoituksen näiden kategorioiden uusista viesteistä. Erilliset välilehdet kategorioille voi ottaa pois käytöstä asetusten Postilaatikko-välilehdellä.
Jos FloMembers-viestejä päätyy Gmailin roskapostilaatikkoon, suodatinta voi säätää sallimaan jäsenrekisteristä tulevat viestit, ks. esimerkiksi tämä ohje.
iCloud Mail
Katso Applen ohje suodattimien muokkaukseen.
Microsoft (Hotmail, Live.com, Outlook, Windows Live)
Jos FloMembers-viestejä päätyy roskapostilaatikkoon, vastaanottajan kannattaa tarkastaa omat sähköpostiasetuksensa napsauttamalla Outlookin oikean yläkulman rataskuvaketta. Kohdasta Asetukset > Roskaposti vastaanottaja voi säätää suodatusasetuksiaan. Ks. ohje.
Yksittäisen viestin tutkiminen
Jos haluat, että tutkimme onko jokin viesti toimitettu vastaanottajan postipalvelimelle, jätä aiheesta tukipyyntö. Pyyntö kannattaa tehdä mieluiten 30 päivän kuluessa viestin lähettämisestä. Tukipyynnössä tulee antaa
- viestin vastaanottajan sähköpostiosoite
- viestin lähetysaika
Yksittäisen viestin kohtalo tulee kuitenkin selvittää ensisijaisesti vastaanottajan puolella, koska vastaanottajan postipalvelin tai sähköpostiohjelma määrittää onko viesti roskapostia vai ei, eivätkä nämä tiedot yleensä näy lähettäjälle.
Muita vaihtoehtoja
Sähköpostin ohella kannattaa harkita paperipostituksia ja tekstiviestejä. Niiden läpimenoprosentti on sähköpostia korkeampi.
Laskujen lähettämiseen soveltuu parhaiten verkkolaskutus.