Kuinka poistan henkilön pysyvästi?

Tietueen muuttaminen ei-aktiiviseksi

Henkilön tai organisaation voi muuttaa ei-aktiiviseksi vaihtamalla tämän tilaksi joko Eronnut, Erotettu, Kuollut tai Poistettu. Nämä tietueet poistuvat näkyvistä ja sähköpostilistoilta, mutta niitä ei vielä poisteta pysyvästi rekisteristä.

Voit merkitä kohteen ei-aktiiviseksi kolmella eri tavalla:

• Etsi haluamasi henkilö sovelluksen päänäkymässä ja avaa hänen perustietonsa Plus-painikkeesta. Paina Deaktivoi-nappia ja valitse haluamasi tila.
• Etsi haluamasi henkilö sovelluksen päänäkymässä ja valitse henkilö rastittamalla hänen edessään oleva ruutu. Valitse vasemmalla olevasta valikosta Muuta tilaa > Aseta tila.
• Etsi haluamasi henkilö ja siirry muokkaamaan hänen tietojaan. Vaihda hänen tilansa haluamaksesi sivun alalaidasta kohdassa Tila. Voit myös ajastaa eroamisen kohdassa Ajastettu eroamispäivä.

Tietojen poistaminen lopullisesti (tai palauttaminen)

Mikäli haluat poistaa henkilön tiedot tämän jälkeen pysyvästi, avaa päänäkymän Epäaktiiviset-välilehti. Voit poistaa lopullisesti haluamasi henkilöt rekisteristä valitsemalla heidät ruksaamalla ja napsauttamalla sivun vasemman laidan valikosta kohtaa Toiminnot > Poista pysyvästi.

Jos haluat palauttaa poistetuksi merkityn henkilön, etsi henkilö Epäaktiiviset-välilehdeltä ja vaihda hänen tilansa aktiiviseksi vasemman valikon kohdasta Toiminnot > Muuta tilaa.

Ei-aktiivisten henkilöiden koneellinen poisto

Järjestelmä poistaa eronneet, kuolleet ja poistetut henkilöt koneellisesti, kun tilan muutoksesta on kulunut 3 – 24 kuukautta. Tämän viiveen voi asettaa kohdassa Asetukset > Yleisasetukset > Sovellus. Poisto tehdään kerran viikossa tiistaiaamuisin.

Taustaa

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) 5. artikla velvoittaa poistamaan tiedot henkilörekisteristä, jos niiden käyttötarkoitus on päättynyt:

Personal data shall be kept for no longer than is necessary for the purposes for which the personal data are processed.