Kuinka poistan henkilön pysyvästi?

Tietueen muuttaminen ei-aktiiviseksi

Henkilön tai organisaation voi muuttaa ei-aktiiviseksi vaihtamalla tämän tilaksi joko Eronnut, Kuollut tai Poistettu. Nämä tietueet poistuvat näkyvistä ja sähköpostilistoilta, mutta niitä ei vielä poisteta pysyvästi rekisteristä.

Voit merkitä kohteen eronneeksi, kuolleeksi tai poistetuksi kolmella eri tavalla:

• Etsi haluamasi henkilö sovelluksen päänäkymässä ja paina oikean reunan rastia hänen kohdallaan. Tällöin hänen tilakseen asetetaan automaattisesti Poistettu.
• Etsi haluamasi henkilö sovelluksen päänäkymässä ja valitse henkilö rastittamalla hänen edessään oleva ruutu. Valitse vasemmalla olevasta valikosta Muuta tilaa > Aseta tila.
• Etsi haluamasi henkilö ja siirry muokkaamaan hänen tietojaan. Vaihda hänen tilansa haluamaksesi sivun alalaidasta kohdassa Tila. Voit myös ajastaa eroamisen kohdassa Ajastettu eroamispäivä.

Tietojen poistaminen lopullisesti (tai palauttaminen)

Mikäli haluat poistaa henkilön tiedot tämän jälkeen lopullisesti, toimi seuraavasti:

1. Paina sovelluksen päänäkymässä nappia Tarkennettu haku.
2. Siirry kenttään Tila, napsauta kenttä aktiiviseksi ja valitse avautuvasta listasta 'Poistettu', 'Eronnut', 'Erotettu' ja / tai 'Kuollut'. Poista Tila-kentästä siinä olevat oletuskriteerit 'Aktiivinen' ja 'Eroanomus tehty'.
3. Lista henkilöistä, joilla on edellä valittu tila, tulee näkyviin hakulomakkeen alle.

Voit myös rajata päänäkymän listaamaan poistetut painamalla "Poistettu"-suodatinta.

Tämän jälkeen voit poistaa lopullisesti haluamiesi henkilöiden tiedot rekisteristä valitsemalla heidät (merkitse rasti nimen eteen) ja napsauttamalla sivun vasemman laidan valikosta kohtaa Toiminnot > Poista pysyvästi.

Jos haluat palauttaa poistetuksi merkityn henkilön, etsi henkilö edellisen ohjeen mukaan ja vaihda hänen tilansa aktiiviseksi vasemman valikon kohdasta Toiminnot > Muuta tilaa.

Ei-aktiivisten henkilöiden koneellinen poisto

Järjestelmä poistaa eronneet, kuolleet ja poistetut henkilöt koneellisesti, kun tilan muutoksesta on kulunut 3 – 24 kuukautta. Tämän viiveen voi asettaa kohdassa Asetukset > Yleisasetukset > Sovellus. Poisto tehdään kerran viikossa tiistaiaamuisin.

Taustaa

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) 5. artikla velvoittaa poistamaan tiedot henkilörekisteristä, jos niiden käyttötarkoitus on päättynyt:

Personal data shall be kept for no longer than is necessary for the purposes for which the personal data are processed.